Job crafting indywidualny czy zespołowy – co wybrać

Wyobraź sobie osobę, która wraca po pracy z poczuciem, że cały dzień zajmowała się pilnymi sprawami, ale żadna z nich nie była naprawdę ważna. Być może część zadań można inaczej rozłożyć, niektóre relacje zawodowe wymagają nowych granic, a sens wykonywanej pracy stał się mniej widoczny. Pojawia się pytanie, czy zacząć od własnych zmian, czy zaprosić do rozmowy cały zespół.

Dla kogo jest indywidualny job crafting i kiedy warto po niego sięgnąć?

Indywidualny job crafting polega na świadomym modyfikowaniu własnego sposobu funkcjonowania w pracy. Nie musi oznaczać zmiany stanowiska, zakresu obowiązków ani formalnej struktury organizacji. Chodzi raczej o zauważenie, na co można mieć wpływ w ramach obecnej roli.

W praktyce zmiana może dotyczyć trzech obszarów. Pierwszy to zadania, czyli sposób ich planowania, kolejność wykonywania albo szukanie okazji do częstszego wykorzystywania swoich mocnych stron. Drugi to relacje, na przykład częstsza współpraca z osobami, od których można się uczyć, albo bardziej wyraźne ograniczenie kontaktów, które nie służą realizacji pracy. Trzeci obszar to sposób nadawania znaczenia codziennym obowiązkom.

Indywidualny job crafting może być dobrym wyborem, gdy:

• trudność dotyczy przede wszystkim osobistego przeciążenia, chaosu albo braku poczucia wpływu;
• zakres formalnych obowiązków pozostaje możliwy do wykonania, ale sposób organizacji pracy przestał być dopasowany;
• potrzebna jest zmiana, którą można rozpocząć samodzielnie, bez czekania na decyzję przełożonego;
• wiadomo, jakie zadania dają energię, a które szczególnie obciążają;
• problem nie jest wspólny dla całego zespołu, lecz wynika z indywidualnej sytuacji, etapu kariery albo sposobu pracy.

Przykładem może być osoba, która najlepiej koncentruje się rano, ale wszystkie wymagające zadania zostawia na późne godziny. W ramach indywidualnego job craftingu można przeanalizować plan dnia i zaproponować sobie inną kolejność pracy. Inny przykład to pracownik, który lubi kontakt z ludźmi, lecz większość czasu spędza przy zadaniach wykonywanych samodzielnie. Możliwe jest wtedy poszukanie sposobu na częstsze konsultacje, wspólne projekty albo dzielenie się wiedzą.

W pracy z osobami rozmawiającymi o dopasowaniu pracy często obserwuję, że pierwsza zmiana nie wymaga od razu dużej decyzji zawodowej. Najpierw potrzebne jest nazwanie tego, co konkretnie zabiera energię, a co ją przywraca. Dopiero wtedy łatwiej ocenić, czy wystarczy mała korekta własnego sposobu działania, czy potrzebna jest rozmowa z zespołem lub przełożonym.

Dla kogo jest zespołowy job crafting?

Zespołowy job crafting polega na wspólnym przyglądaniu się temu, jak zespół wykonuje pracę, współpracuje i rozumie swój cel. Nie jest po prostu sumą indywidualnych zmian kilku osób. Jego ważną częścią jest rozmowa o zależnościach: jedna modyfikacja wpływa na innych, a sposób organizacji zadań jednej osoby może ułatwiać albo utrudniać pracę całej grupie.

Ta forma może być potrzebna, gdy podobne trudności pojawiają się u wielu osób. Przykładem jest niejasny podział odpowiedzialności, powtarzające się przekazywanie tych samych informacji, brak ustalonych zasad reagowania na pilne sprawy albo poczucie, że każdy pracuje intensywnie, lecz zespół nie posuwa się do przodu.

Zespołowy job crafting jest szczególnie użyteczny, gdy:

• kilka osób doświadcza podobnego przeciążenia lub frustracji;
• trudność wynika z organizacji współpracy, a nie tylko z osobistego planowania dnia;
• zadania są od siebie zależne i zmiana jednej roli wpływa na pracę innych;
• zespół potrzebuje wspólnie ustalić priorytety, granice dostępności albo sposób komunikacji;
• istnieje gotowość do rozmowy, słuchania różnych perspektyw i testowania nowych rozwiązań.

Przykładowo, w zespole projektowym każda osoba może mieć inne rozumienie tego, co oznacza zadanie pilne. W efekcie praca jest przerywana, a napięcie rośnie. Zespołowy job crafting może obejmować ustalenie wspólnej definicji pilności, godzin przeznaczonych na pracę wymagającą skupienia i sposobu przekazywania spraw, które rzeczywiście nie mogą czekać.

Ta forma nie musi oznaczać pełnej zgody wszystkich osób. Wystarczy, że zespół potrafi rozmawiać o różnicach i szukać rozwiązań, które nie przerzucają kosztu na jedną osobę. Ważne jest także wsparcie lidera, ponieważ nie każdą zmianę można wprowadzić oddolnie.

Jakie są kluczowe różnice między obiema opcjami?

• Indywidualny job crafting zaczyna się od osobistych potrzeb i możliwości, a zespołowy job crafting od wspólnego problemu lub celu.
• W wersji indywidualnej zmiana może być rozpoczęta samodzielnie, natomiast w zespołowym job craftingu potrzebna jest rozmowa i uzgodnienie działań z innymi osobami.
• Indywidualne zmiany dotyczą głównie własnych zadań, relacji i sposobu nadawania znaczenia pracy, a zmiany zespołowe obejmują także podział odpowiedzialności i przepływ informacji.
• Indywidualny job crafting daje większą kontrolę nad tempem działania, podczas gdy zespołowy job crafting wymaga uwzględnienia zależności i różnego poziomu gotowości uczestników.
• Efekt indywidualnej pracy może być widoczny przede wszystkim w codziennym funkcjonowaniu jednej osoby, a efekt pracy zespołowej powinien wpływać na sposób współpracy całej grupy.
• Indywidualny job crafting jest odpowiedni, gdy trudność ma osobisty charakter, natomiast job crafting w zespole lepiej odpowiada na problemy powtarzające się między rolami.
• Wersja indywidualna nie wymaga formalnego spotkania zespołu, ale może wymagać późniejszej rozmowy z przełożonym, jeśli zmiana wpływa na zakres obowiązków innych osób.

Jak zdecydować, od czego zacząć?

Nie trzeba od razu wybierać rozwiązania na stałe. Można potraktować decyzję jak hipotezę do sprawdzenia. Pomocne będzie odpowiedzenie sobie na kilka pytań:

1. Czy trudność pojawia się głównie w moim sposobie pracy, czy podobnie opisują ją także inne osoby?
2. Na co mam realny wpływ bez formalnej zgody, a co wymaga rozmowy z liderem lub zespołem?
3. Czy potrafię wskazać jedno konkretne zadanie, relację albo zasadę pracy, którą chcę zmienić?
4. Czy moja propozycja może wpłynąć na obciążenie, terminy lub odpowiedzialność innych osób?
5. Jak poznam, że testowane rozwiązanie jest pomocne, a nie tylko przenosi trudność w inne miejsce?

Jeśli odpowiedzi wskazują na osobisty zakres wpływu, można rozpocząć od indywidualnego job craftingu. Warto wybrać małą zmianę, na przykład blok czasu na pracę bez spotkań, wcześniejsze zgłaszanie przeciążenia albo regularne konsultowanie trudnych zadań.

Jeśli natomiast problem dotyczy niejasnych zasad, zależności między rolami lub wspólnych priorytetów, lepszym początkiem będzie rozmowa zespołowa. Dobrze, aby nie ograniczała się do wymiany skarg. Potrzebne jest przejście od opisu trudności do pytania: co możemy zmienić w naszym sposobie współpracy, aby praca była bardziej przejrzysta i możliwa do wykonania?

Kiedy nie trzeba wybierać i można połączyć oba podejścia?

Indywidualny i zespołowy job crafting często wzajemnie się uzupełniają. Osoba może najpierw przyjrzeć się własnym potrzebom, a następnie sprawdzić, które z nich wymagają zmiany na poziomie zespołu. Dzięki temu rozmowa nie zaczyna się od ogólnego stwierdzenia, że „coś nie działa”, tylko od konkretnych obserwacji.

Możliwa jest także odwrotna kolejność. Zespół może ustalić wspólne zasady komunikacji, a każda osoba dopasować je do swojego stylu pracy. Przykładowo, grupa uzgadnia godziny, w których ogranicza spotkania, natomiast poszczególne osoby inaczej organizują pozostałe obowiązki.

Łączenie obu podejść wymaga rozróżnienia między tym, co wspólne, a tym, co indywidualne. Wspólne mogą być cele, priorytety i zasady współpracy. Indywidualne pozostają preferencje dotyczące koncentracji, tempa pracy, sposobu przygotowania do zadań czy korzystania ze wsparcia.

W prowadzonych przeze mnie działaniach psychoedukacyjnych dotyczących pracy zauważam, że zespoły najwięcej zyskują wtedy, gdy nie próbują ujednolicić wszystkich osób. Sensowniejsze jest ustalenie kilku wspólnych ram i pozostawienie przestrzeni na różne sposoby realizowania zadań.

Jakie wątpliwości pojawiają się najczęściej?

Czy indywidualny job crafting oznacza, że trzeba samodzielnie rozwiązać każdy problem?

Nie. Oznacza raczej rozpoznanie własnego zakresu wpływu. Jeśli trudność wynika z braku zasobów, niejasnych oczekiwań albo decyzji organizacyjnych, potrzebna może być rozmowa z przełożonym, działem HR lub zespołem. Indywidualna refleksja pomaga wtedy przygotować konkretny temat rozmowy, ale nie zastępuje odpowiedzialności organizacji.

Czy zespołowy job crafting wymaga zgody wszystkich osób?

Wspólna zgoda ułatwia działanie, ale nie zawsze pojawia się od początku. Ważne jest, aby osoby uczestniczące w rozmowie mogły przedstawić swoje potrzeby i ograniczenia. Jeśli część zespołu nie chce wprowadzać zmiany, warto zacząć od mniejszego zakresu albo ustalić rozwiązanie testowe, które będzie można później ocenić.

Co zrobić, gdy nie wiadomo, czy problem jest indywidualny, czy zespołowy?

Można zacząć od zapisania konkretnych sytuacji: co się wydarzyło, kto był zaangażowany, co utrudniło pracę i co mogłoby ją ułatwić. Jeśli powtarza się ten sam wzorzec w kontaktach z innymi osobami, prawdopodobnie warto rozważyć rozmowę zespołową. Jeśli trudność pojawia się niezależnie od współpracowników, pierwszym krokiem może być indywidualny job crafting.

Żadna z tych dróg nie jest z góry lepsza, ponieważ każda odpowiada na inny rodzaj potrzeby. Jeśli w organizacji potrzebna jest rozmowa o dopasowaniu pracy, przeciążeniu lub współpracy, można zaproponować warsztat zespołowy albo skorzystać z konsultacji w ramach oferty Job Crafting i wellbeing dla firm.