Jak powiedzieć zespołowi o swoim planie job craftingu

Pomysł na zmianę sposobu pracy może być dla Ciebie ważny, ale dla zespołu początkowo niejasny. Inne osoby mogą usłyszeć w nim zapowiedź dodatkowych obowiązków, nierównego podziału zadań albo wycofania się ze współpracy. Dlatego znaczenie ma nie tylko to, co chcesz zmienić, lecz także sposób, w jaki opowiesz o swoim planie.

Co przygotować, zanim zaczniesz rozmowę?

Job crafting polega na świadomym dopasowaniu części własnej pracy do możliwości, potrzeb i mocnych stron, przy zachowaniu odpowiedzialności za wspólne cele. Może dotyczyć zadań, relacji zawodowych albo sposobu nadawania znaczenia temu, co robisz. Nie każda zmiana wymaga zgody zespołu, ale każda powinna uwzględniać osoby, na które może wpłynąć.

Zanim rozpoczniesz rozmowę, odpowiedz sobie na kilka konkretnych pytań:

• Co dokładnie chcę zmienić: kolejność zadań, zakres kontaktów, sposób współpracy czy sposób planowania dnia?
• Dlaczego ta zmiana jest dla mnie ważna właśnie teraz?
• Co pozostaje bez zmian?
• Jak mój pomysł może wpłynąć na zadania innych osób?
• Czego potrzebuję od zespołu, a co mogę ustalić samodzielnie?
• Po czym poznam, że nowe rozwiązanie działa wystarczająco dobrze?

Warto oddzielić plan od życzenia. „Chcę przez najbliższy miesiąc przeznaczać więcej czasu na pracę koncepcyjną” jest konkretnym planem. „Chcę robić w pracy więcej tego, co lubię” mówi o potrzebie, ale nie podpowiada jeszcze, jak ją przełożyć na codzienne działanie.

Wybierz moment, w którym rozmowa nie będzie prowadzona między pilnym zadaniem a kolejnym spotkaniem. Przy większej zmianie lepsze może być osobne spotkanie niż krótka uwaga rzucona przy okazji. Jeśli plan dotyczy formalnego zakresu obowiązków, grafiku, odpowiedzialności lub kontaktu z klientami, przygotuj się na to, że potrzebna będzie również rozmowa z przełożonym.

W swojej pracy obserwuję, że wiele osób długo nie mówi o pomyśle na zmianę, ponieważ obawia się oceny albo zarzutu, że myśli wyłącznie o własnej wygodzie. Tymczasem trudność często nie wynika z samej potrzeby, tylko z braku języka, który łączy indywidualne potrzeby z dobrem zespołu.

Jak zacząć rozmowę?

Pierwsze zdanie powinno określać cel rozmowy i nie sugerować, że decyzja została już podjęta za wszystkich. Wybierz otwarcie pasujące do odbiorcy i sytuacji.

• Do całego zespołu, gdy chcesz przedstawić ogólny pomysł: „Chcę opowiedzieć o zmianie w sposobie organizacji mojej pracy i sprawdzić, jak może ona wpłynąć na nasze wspólne zadania”.
• Do osoby, z którą blisko współpracujesz: „Mam pomysł, jak inaczej podzielić między nami część pracy. Zależy mi, żeby najpierw usłyszeć, co o tym myślisz”.
• Do przełożonego, gdy potrzebujesz zgody: „Chciałbym lub chciałabym przetestować przez określony czas inny sposób planowania zadań. Czy możemy omówić, co byłoby możliwe w ramach mojego stanowiska?”
• Na spotkaniu, gdy zespół jest już przeciążony: „Nie proponuję teraz dużej reorganizacji. Chcę pokazać małą zmianę, która może ułatwić mi pracę, i wspólnie sprawdzić jej konsekwencje”.

Po otwarciu przejdź do trzech elementów: co chcesz zmienić, po co oraz jaki widzisz wpływ na innych. Możesz powiedzieć: „Chcę ograniczyć liczbę spotkań, na których nie jestem niezbędny lub niezbędna, żeby mieć więcej czasu na przygotowanie analiz. Nadal będę dostępny lub dostępna w sprawach dotyczących mojego obszaru i ustalmy, jak najlepiej przekazywać informacje”.

Nie musisz przedstawiać całego rozwiązania od razu. Rozmowa może służyć także sprawdzeniu, czego nie bierzesz pod uwagę. Zapytaj: „Co w tym pomyśle może utrudnić Wam pracę?” albo „Jakiej informacji potrzebujecie, żeby ocenić tę zmianę?”.

Co powiedzieć, gdy druga strona reaguje trudno?

„Czy to znaczy, że ktoś przejmie Twoje zadania?”

Taka reakcja może wynikać z obawy przed dodatkowym obciążeniem. Nie odpowiadaj ogólnym zapewnieniem, że „na pewno będzie dobrze”. Nazwij zakres odpowiedzialności i pokaż, co zostało już przemyślane.

• „Nie chcę przekazać tego zadania bez ustalenia, kto i na jakich zasadach miałby je przejąć”.
• „Moim celem jest zmiana sposobu planowania, a nie przerzucenie pracy na inne osoby”.
• „Sprawdźmy wspólnie, które elementy rzeczywiście mogą wpłynąć na Wasze zadania”.

„To nie jest dobry moment na takie zmiany”

Być może zespół jest w okresie dużego obciążenia albo wcześniejsze zmiany nie zostały dobrze domknięte. Wtedy pomocne będzie zmniejszenie skali pomysłu i ustalenie późniejszego terminu.

• „Rozumiem, że teraz ważniejsza jest stabilność. Możemy wrócić do tego po zakończeniu obecnego projektu”.
• „Czy mała zmiana w jednym obszarze byłaby teraz możliwa, czy lepiej odłożyć cały temat?”
• „Nie chcę dokładać chaosu. Zależy mi na ustaleniu momentu, w którym można o tym spokojnie porozmawiać”.

„Dlaczego chcesz robić coś inaczej niż reszta?”

Nie musisz udowadniać, że Twój sposób pracy jest lepszy. Wystarczy wyjaśnić, że chodzi o dopasowanie własnego sposobu działania do konkretnej roli i odpowiedzialności.

• „Nie twierdzę, że ten sposób będzie dobry dla wszystkich. Chcę sprawdzić, czy pomoże mi lepiej realizować moje zadania”.
• „Różnimy się zakresem odpowiedzialności, dlatego nie każda forma organizacji pracy musi wyglądać tak samo”.
• „Jeśli zauważymy negatywny wpływ na współpracę, wrócimy do tego i zmodyfikujemy plan”.

„To może zaburzyć podział obowiązków”

Ta obawa jest szczególnie istotna, gdy plan dotyczy dostępności, zastępstw albo kontaktu z innymi osobami. Warto nie przekonywać na siłę, tylko przełożyć pomysł na konkretne zasady.

• „Ustalmy, które zadania muszą pozostać po mojej stronie, a które mogą być wykonywane w inny sposób”.
• „Mogę przygotować propozycję podziału i omówić ją z osobami, których to dotyczy”.
• „Nie chcę wprowadzać zmiany bez sprawdzenia, czy odpowiedzialność nadal jest czytelna”.

W takich chwilach warto zwolnić tempo. W pracy z osobami, które chcą zmienić sposób działania, widzę, że rozmowa często poprawia się wtedy, gdy zamiast natychmiast bronić pomysłu, można spokojnie powtórzyć jego zakres i zapytać o konkretną obawę. Sprzeciw nie zawsze oznacza odrzucenie osoby. Czasem wskazuje miejsce, które wymaga doprecyzowania.

Czego lepiej nie mówić?

• „To moja sprawa, nie musicie się tym interesować”. Jeśli zmiana wpływa na współpracę, zespół ma prawo znać jej konsekwencje.
• „Od teraz będę pracować po swojemu”. Takie zdanie brzmi jak jednostronna decyzja i może wywołać obawę przed utratą przewidywalności.
• „Wy po prostu nie rozumiecie, czego potrzebuję”. Ocenianie innych utrudnia rozmowę. Lepiej powiedzieć, czego konkretnie potrzebujesz i z czego to wynika.
• „To na pewno nikomu nie zaszkodzi”. Nie możesz z góry wiedzieć, jak zmiana wpłynie na wszystkie osoby. Możesz natomiast zaproponować sposób sprawdzenia jej skutków.
• „Jeśli nie zgodzicie się teraz, nie ma o czym rozmawiać”. Presja może zamknąć rozmowę, nawet jeśli sam pomysł jest wart dalszego omówienia.
• „Chcę robić tylko to, co sprawia mi przyjemność”. Job crafting nie oznacza unikania wszystkich trudnych zadań. Chodzi o rozsądne dopasowanie części pracy przy zachowaniu odpowiedzialności.

Jak zakończyć rozmowę?

Nie kończ rozmowy samym pytaniem: „To co o tym myślicie?”. Podsumuj, co zostało ustalone, co pozostaje otwarte i jaki będzie kolejny krok. Możesz powiedzieć: „Słyszę, że największą obawą jest dostępność przy pilnych zadaniach. Ustalmy więc, w jakich sytuacjach nadal dołączam do spotkań, a po dwóch tygodniach sprawdźmy, jak to działa”.

Jeśli nie ma jeszcze zgody na zmianę, to także jest ważna informacja. Zapytaj, czego brakuje do dalszej decyzji: danych, rozmowy z przełożonym, okresu próbnego czy dokładniejszego podziału obowiązków. Nie przedstawiaj braku natychmiastowej akceptacji jako osobistej porażki.

Po rozmowie zapisz najważniejsze ustalenia i wróć do nich w umówionym terminie. Jeśli plan miał być testowany, ustalcie wcześniej, co będziecie obserwować. Mogą to być terminowość zadań, liczba nieplanowanych przerw, łatwość przekazywania informacji albo poziom obciążenia zespołu.

Kiedy rozmowa nie wystarczy?

Rozmowa może nie wystarczyć, gdy problem dotyczy formalnego zakresu stanowiska, nierównego obciążenia, konfliktu, przemęczenia całego zespołu albo decyzji, do której uprawniona jest wyłącznie osoba zarządzająca. W takiej sytuacji potrzebne może być spotkanie z przełożonym, HR lub osobą odpowiedzialną za organizację pracy.

Jeśli chcesz zmienić sposób działania, ale nie wiesz jeszcze, czego dokładnie potrzebujesz, pomocna może być konsultacja psychologiczna ukierunkowana na uporządkowanie sytuacji, granic i możliwych kroków. Nie chodzi o to, by ktoś podjął decyzję za Ciebie. Chodzi o lepsze rozpoznanie, co jest realną potrzebą, a co reakcją na chwilowe przeciążenie lub napięcie.

Jeśli widzisz, że podobne potrzeby dotyczą większej liczby osób, możesz zaproponować w swojej organizacji warsztat lub szkolenie z Job Craftingu dla firm, aby zespół wspólnie przyjrzał się sposobom organizacji pracy i możliwym zmianom.