Mój pracownik ma trudności z uwagą – co robić?

Trudności z uwagą w pracy bywają widoczne jako pomijanie szczegółów, gubienie wątku podczas spotkania, odkładanie zadań albo częste przełączanie się między tematami. Zanim uznasz to za brak staranności, sprawdź, czy problem nie wynika z przeciążenia, niejasnych oczekiwań lub warunków, w których trudno się skupić.

Co się może za tym kryć?

Przeciążenie i długotrwałe napięcie

Jeśli zadań jest zbyt dużo, terminy nakładają się na siebie, a pracownik przez cały dzień reaguje na pilne wiadomości, uwaga może stawać się mniej stabilna. Wtedy trudniej zapamiętać ustalenia, rozpocząć wymagające zadanie i zakończyć je bez ciągłego wracania do wcześniejszych punktów.

W pracy psychologicznej często obserwuję, że osoby przeciążone nie mówią od razu o problemie z koncentracją. Częściej opisują chaos w głowie, poczucie ciągłego nadrabiania albo wrażenie, że żadna rzecz nie jest wykonana wystarczająco dobrze.

Niejasne priorytety i sposób organizacji pracy

Trudności z uwagą u pracownika mogą nasilać się wtedy, gdy nie wiadomo, co jest najważniejsze, kto podejmuje decyzję albo kiedy zadanie można uznać za zakończone. Wielozadaniowość, częste zmiany planu i spotkania bez jasnego celu także utrudniają utrzymanie skupienia.

Zmęczenie, problemy ze snem lub trudna sytuacja osobista

Na uwagę wpływa również niewyspanie, długotrwały stres, ból, obniżony nastrój albo wydarzenia absorbujące emocjonalnie. Nie musisz ustalać, co dokładnie dzieje się poza pracą. Wystarczy zauważyć zmianę funkcjonowania i zapytać, jakie warunki pomogłyby tymczasowo ograniczyć obciążenie.

Co możesz zrobić?

1. Porozmawiaj o obserwowalnych faktach

Wybierz spokojny moment i opisz konkretnie, co zauważasz: „Podczas ostatnich spotkań kilka razy wracaliśmy do tych samych ustaleń” albo „Dwa zadania zostały przerwane przed zakończeniem”. Unikaj słów takich jak „nieuważny”, „chaotyczny” czy „niezaangażowany”. Opis zachowania daje szansę na rozmowę, ocena zwykle uruchamia obronę.

Możesz zapytać: „Co obecnie najbardziej utrudnia Ci skupienie?” oraz „Czy jest coś w organizacji pracy, co warto zmienić?”. Nie naciskaj na ujawnianie prywatnych szczegółów. Pracownik może powiedzieć tylko tyle, ile jest gotowy powiedzieć.

2. Ustal jeden najważniejszy priorytet

Jeśli lista zadań jest długa, wspólnie określcie, co ma zostać wykonane najpierw. Pomaga także zapisanie oczekiwanego rezultatu, terminu i osoby odpowiedzialnej. Zamiast ogólnego „zajmij się raportem” lepiej ustalić: „Do czwartku potrzebujemy pierwszej wersji raportu z podsumowaniem danych i listą pytań”.

3. Ogranicz przełączanie się między zadaniami

W miarę możliwości ustal bloki pracy bez spotkań i wiadomości wymagających natychmiastowej odpowiedzi. Nie każda sprawa musi być pilna. Pomocne może być także podzielenie większego zadania na krótsze etapy oraz krótkie sprawdzenie postępu zamiast oczekiwania na perfekcyjny efekt po długim czasie.

4. Sprawdź, czy ustalenia są zrozumiałe

Po rozmowie poproś o krótkie podsumowanie kolejnych kroków. Nie jako test, ale jako sposób na usunięcie nieporozumień. Przy zadaniach wymagających skupienia ogranicz liczbę równoległych poleceń i zapisuj zmiany priorytetów. Przewidywalność nie rozwiązuje każdego problemu, ale często zmniejsza niepotrzebne obciążenie uwagi.

5. Ustal termin kolejnej rozmowy

Wróćcie do tematu po kilku dniach lub tygodniu, zależnie od sytuacji. Sprawdź, co zadziałało, co nadal przeszkadza i czy potrzebna jest kolejna zmiana. Warto jednocześnie jasno powiedzieć, jakie obowiązki pozostają po stronie pracownika. Wsparcie nie oznacza rezygnacji z odpowiedzialności ani obniżenia wszystkich wymagań.

Czego unikać?

• Publicznego komentowania błędów, porównywania z innymi osobami i żartów z roztargnienia.
• Zakładania, że problem wynika z lenistwa, braku motywacji albo lekceważenia zespołu.
• Wymuszania informacji o zdrowiu, leczeniu lub życiu prywatnym.
• Ciągłego kontrolowania każdego kroku, wysyłania wielu przypomnień i zmieniania ustaleń bez uprzedzenia.
• Traktowania diagnozy jako narzędzia zarządzania. Rolą przełożonego jest organizacja pracy, a nie rozpoznawanie zaburzeń.
• Obiecywania zespołowi wyjątków, których nie da się utrzymać. Ustalenia powinny być możliwe do pogodzenia z obowiązkami i zasadami pracy.

Jeśli zastanawiasz się, jak wspierać pracownika z problemami z koncentracją, pamiętaj o równowadze między empatią a granicami. Możesz dostosować sposób przekazywania zadań, ale nie musisz brać na siebie całej odpowiedzialności za funkcjonowanie drugiej osoby.

Kiedy warto porozmawiać ze specjalistą?

Warto zachęcić pracownika do poszukania profesjonalnej pomocy, gdy trudności utrzymują się mimo zmian w organizacji pracy, wyraźnie zwiększają napięcie, prowadzą do częstych konfliktów lub uniemożliwiają wykonywanie podstawowych obowiązków. Szczególnie ważne jest to wtedy, gdy pojawiają się także poważne problemy ze snem, silny lęk, obniżony nastrój albo objawy fizyczne. W przypadku objawów fizycznych potrzebna może być konsultacja lekarska.

Możesz powiedzieć: „Widzę, że to mocno Cię obciąża. Nie musisz tłumaczyć mi szczegółów, ale może warto porozmawiać z psychologiem lub innym specjalistą”. Taka wypowiedź zostawia pracownikowi wybór i nie sugeruje konkretnej diagnozy. Jeśli trudności dotyczą również życia poza pracą, pomoc może obejmować konsultację psychologiczną, psychoterapię albo konsultację lekarską, zależnie od potrzeb.

Również przełożony może potrzebować wsparcia w uporządkowaniu rozmowy, granic i odpowiedzialności. Jeśli chcesz spokojnie przyjrzeć się takiej sytuacji, możesz skorzystać z konsultacji psychologicznej, także online.