Co powiedzieć szefowi o trudnościach z koncentracją

Skupienie w pracy zmienia się pod wpływem liczby bodźców, presji czasu, przerw i napięcia. Sam fakt, że trudniej utrzymać uwagę, nie mówi jeszcze, czego potrzebujesz od przełożonego. Celem rozmowy jest przełożenie doświadczenia na konkretne ustalenia, które ułatwią wykonanie zadań i pozwolą sprawdzić, czy sytuacja się zmienia.

Zanim zaczniesz rozmowę

Najpierw nazwij problem możliwie konkretnie. Zamiast ogólnego „nie mogę się skupić”, przypomnij sobie sytuacje, w których trudność jest największa. Może chodzić o pracę w hałasie, częste wiadomości, zadania przerywane przez pilne prośby, kilka równoległych terminów albo konieczność szybkiego przełączania się między tematami.

Zwróć uwagę na wpływ tej sytuacji na pracę. Czy dłużej zaczynasz zadania? Czy częściej wracasz do tych samych instrukcji? Czy trudniej ustalić, co jest najważniejsze? Takie przykłady są dla przełożonego bardziej użyteczne niż ogólna ocena własnego funkcjonowania.

Ustal też własny cel. Nie musi nim być uzyskanie zgody na wszystko, o co poprosisz. Celem może być sprawdzenie jednej zmiany, uporządkowanie priorytetów, ograniczenie liczby przerw albo uzgodnienie sposobu przekazywania informacji.

Wybierz moment, w którym rozmowa ma szansę przebiec spokojnie. Lepiej poprosić o osobne spotkanie niż zaczynać temat między telefonem a kolejnym zadaniem. Jeśli praca odbywa się zdalnie, warto zaproponować rozmowę na kamerze lub bez niej, zależnie od tego, co ułatwi swobodne przedstawienie sprawy. Przygotuj kilka zdań, ale nie ucz się ich na pamięć.

W swojej pracy często widzę, że największe napięcie pojawia się jeszcze przed rozmową. Osoba zaczyna przewidywać, że zostanie uznana za mniej zaangażowaną albo niekompetentną. Pomaga wtedy rozdzielenie dwóch rzeczy: opisu trudności i oceny własnej wartości. Można mieć problem z koncentracją w określonych warunkach i nadal rzetelnie podchodzić do pracy.

Jak zacząć?

Jeśli zastanawiasz się, jak rozmawiać z przełożonym o skupieniu, zacznij od krótkiego komunikatu. Powiedz, czego dotyczy rozmowa, podaj jeden przykład i zaznacz, że chcesz szukać rozwiązania. Poniższe otwarcia można dopasować do sytuacji.

• Gdy potrzebujesz osobnego spotkania: „Czy możemy znaleźć chwilę na rozmowę o organizacji mojej pracy? Od pewnego czasu trudniej utrzymać mi uwagę przy zadaniach wieloetapowych i chcę omówić konkretne rozwiązania”.
• Gdy problemem są częste przerwania: „Chcę porozmawiać o tym, co pomoże mi sprawniej realizować zadania. Kiedy często zmieniam temat, gubię priorytety. Czy możemy ustalić, które sprawy są naprawdę pilne?”
• Gdy przeszkadza otoczenie: „Zauważam, że w hałasie trudniej wykonuję zadania wymagające skupienia. Czy możemy sprawdzić, czy przez część dnia mogę pracować w spokojniejszym miejscu?”
• Gdy chcesz mówić o skutkach, bez ujawniania szczegółów: „Ostatnio potrzebuję więcej czasu na zadania wymagające koncentracji. Nie proszę o obniżenie standardu, tylko o ustalenie, jak najlepiej planować takie zadania”.

Możesz powiedzieć także wprost: „Nie muszę opowiadać o wszystkim, żeby jasno powiedzieć, czego potrzebuję w pracy”. Informacja o trudnościach powinna być wystarczająca do rozmowy o organizacji zadań. Szczegóły dotyczące zdrowia lub życia prywatnego należą do Ciebie.

Co powiedzieć, gdy druga strona reaguje trudno?

„Każdy jest teraz zmęczony”

Taka odpowiedź może sprowadzać Twoją sytuację do powszechnego zmęczenia. Nie musisz udowadniać, że Twoja trudność jest większa niż trudności innych osób. Wróć do konkretnego wpływu na zadania.

• „Rozumiem, że wiele osób jest przeciążonych. Mówię o tym, jak wygląda to u mnie i co mogłoby ułatwić wykonanie konkretnych obowiązków”.
• „Nie chodzi mi o porównywanie się z zespołem. Chcę ustalić, jak ograniczyć błędy i lepiej planować pracę”.
• „Największy problem pojawia się przy kilku równoległych zadaniach. Pomogłoby mi ustalenie kolejności”.

„To wygląda jak brak zaangażowania”

Nie odpowiadaj odruchowo obroną całego dotychczasowego dorobku. Możesz uznać, że efekt pracy jest ważny, a jednocześnie wyjaśnić, co wpływa na trudność.

• „Zależy mi na jakości pracy. Właśnie dlatego mówię o tym teraz, zanim trudność zacznie bardziej wpływać na zadania”.
• „Zaangażowanie nie jest tu problemem. Trudność dotyczy utrzymania uwagi w określonych warunkach”.
• „Możemy ustalić sposób sprawdzenia, czy proponowana zmiana poprawi realizację zadań”.

„Nie możemy robić wyjątków”

Nie każda prośba będzie możliwa do spełnienia. W takiej sytuacji zapytaj o alternatywy i skup się na celu, a nie na jednym rozwiązaniu.

• „Rozumiem, że ta forma może być trudna do wprowadzenia. Czy widzi Pan lub Pani inne rozwiązanie tego samego problemu?”
• „Najważniejsze jest dla mnie ograniczenie liczby nagłych zmian. Co w ramach obecnej organizacji pracy możemy ustalić?”
• „Czy możemy zacząć od małej zmiany i wrócić do rozmowy po sprawdzeniu, jak działa?”

„Potrzebuję konkretów, a nie ogólnego sygnału”

To może być dobra okazja, żeby przejść do faktów. Powiedz, przy jakim zadaniu pojawia się trudność, jak często się zdarza i czego potrzebujesz.

• „Najtrudniejsze są dla mnie zadania wymagające skupienia po serii spotkań. Potrzebuję wtedy znać kolejność priorytetów”.
• „Kiedy dostaję kilka pilnych próśb jednocześnie, tracę orientację, od czego zacząć. Pomogłoby mi jedno miejsce z listą zadań”.
• „Mogę podać konkretny przykład z ostatniego tygodnia i zaproponować zmianę organizacyjną”.

Czego lepiej nie mówić?

• „Nie nadaję się do tej pracy”. To ocena całej osoby, a nie opis sytuacji. Lepiej wskazać, jakie warunki utrudniają skupienie.
• „Nic nie mogę zrobić, bo mam problemy z koncentracją”. Taki komunikat zamyka rozmowę. Bardziej pomocne będzie określenie zadania, przy którym potrzebne jest wsparcie lub inne uporządkowanie pracy.
• „Proszę się domyślić, czego potrzebuję”. Przełożony może nie wiedzieć, jaka zmiana byłaby dla Ciebie użyteczna. Warto nazwać choć jedną możliwość.
• „Wszyscy mi przeszkadzają”. Ogólne oskarżenie może wywołać obronną reakcję. Lepiej powiedzieć: „Najtrudniej pracuje mi się, gdy wiadomości przychodzą bez ustalonego priorytetu”.
• „To przez moje problemy zdrowotne”, jeśli nie chcesz lub nie możesz tego rozwijać. Nie musisz ujawniać informacji medycznych. Możesz powiedzieć: „Mam obecnie trudność z koncentracją i chcę omówić jej wpływ na pracę”.

Jak zakończyć rozmowę?

Na koniec podsumuj ustalenia własnymi słowami. Dzięki temu obie strony wiedzą, co zostało uzgodnione, a co pozostaje otwarte. Jeśli rozmowa dotyczy kilku zmian, wybierz jedną lub dwie najważniejsze.

Możesz powiedzieć: „Podsumujmy: przez najbliższy okres dostaję priorytety w jednym miejscu, a zadania wymagające skupienia planujemy bez dodatkowych przerw. Wrócimy do tego i sprawdzimy, co działa”.

Jeśli potrzebujesz, poproś o potwierdzenie ustaleń w wiadomości. Nie musi to być formalny dokument. Krótkie podsumowanie pomaga uniknąć sytuacji, w której po kilku dniach każda strona pamięta rozmowę inaczej.

Zostaw miejsce na informację zwrotną. Zapytaj: „Czy z Pana lub Pani perspektywy jest jeszcze coś, co powinniśmy ustalić?”. Takie pytanie nie oznacza rezygnacji z własnych potrzeb. Pokazuje, że zależy Ci na rozwiązaniu możliwym do zastosowania w zespole.

Kiedy rozmowa nie wystarczy?

Rozmowa z szefem może pomóc uporządkować warunki pracy, ale nie zawsze rozwiąże przyczynę trudności. Jeśli problemy z koncentracją trwają długo, wyraźnie narastają albo pojawiają się również poza pracą, warto przyjrzeć się im podczas konsultacji psychologicznej. Szczególnie ważne jest to wtedy, gdy towarzyszą im silne napięcie, problemy ze snem, poczucie przeciążenia lub trudność w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Jeśli trudności pojawiły się nagle albo towarzyszą im objawy fizyczne, skonsultuj się z lekarzem. Gdy źródłem problemu jest sposób zarządzania, presja lub brak poszanowania ustaleń, możesz rozważyć rozmowę z działem HR, inną osobą zarządzającą albo przedstawicielem pracowników.

W konsultacji psychologicznej pomagam uporządkować, co dokładnie dzieje się w pracy, jakie potrzeby stoją za trudnością i jak przygotować rozmowę z przełożonym. Możesz skorzystać z konsultacji psychologicznej, także online, jeśli chcesz spokojnie przyjrzeć się swojej sytuacji.