Za dużo komunikatów w pracy – co zrobić teraz

Kilka wiadomości naraz, oznaczenia w komunikatorze, telefon i prośba „na szybko” mogą sprawić, że trudno zacząć choćby jedną rzecz. Nie musisz rozwiązać całego chaosu od razu. Potrzebujesz najpierw odzyskać kilka minut bez nowych bodźców i ustalić kolejność.

Co zrobić w pierwszych minutach?

1. Wycisz powiadomienia. Zostaw tylko sygnały z kanału, przez który mogą przyjść naprawdę pilne informacje.
2. Zbierz komunikaty w jednym miejscu. Nie odpowiadaj równocześnie z poczty, komunikatora i telefonu. Zapisz najważniejsze sprawy na jednej krótkiej liście.
3. Oddziel pilne od głośnego. Oznaczenie, wykrzyknik albo wiadomość napisana wielkimi literami nie świadczą jeszcze o rzeczywistej pilności.
4. Wybierz jeden następny krok. Może to być odpowiedź na konkretną wiadomość, zamknięcie rozpoczętego zadania albo zapytanie o termin.

Co robić w kolejnych godzinach lub dniu?

Ustal dwie lub trzy pory na sprawdzanie skrzynki i komunikatorów. Poza nimi pracuj nad jednym zadaniem, jeśli charakter pracy na to pozwala. Każdą nową wiadomość kieruj do jednej z trzech grup: odpowiedzieć dzisiaj, zaplanować później, przekazać dalej.

Przydatna jest krótka informacja o dostępności, na przykład: „Pracuję teraz nad zadaniem. Wiadomości sprawdzę o 12.00 i 15.00. Jeśli sprawa jest pilna, proszę o telefon”. Taki komunikat nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, ale zmniejsza niejasność i ogranicza ciągłe oczekiwanie na reakcję.

W pracy z osobami przeciążonymi komunikacją często obserwuję, że największe napięcie nie wynika z jednej trudnej wiadomości. Bardziej obciąża stała gotowość do sprawdzania, czy nie pojawiło się coś nowego. Dlatego warto ustalić nie tylko kolejność zadań, ale też moment, w którym przez pewien czas nie będzie się reagować na każdy sygnał.

Jeśli problem powtarza się w zespole, porozmawiaj o zasadach komunikacji. Można ustalić, który kanał służy do spraw pilnych, kiedy nie należy oczekiwać odpowiedzi oraz jak oznaczać zadania wymagające działania tego samego dnia. To temat organizacyjny, a nie wyłącznie kwestia indywidualnej odporności.

Czego dziś nie robić?

• Nie próbuj odpowiadać wszystkim jednocześnie. Wielozadaniowość zwiększa liczbę pomyłek i wydłuża pracę.
• Nie zaczynaj dnia od reagowania na każdą nową wiadomość, jeśli masz już zaplanowane ważne zadanie.
• Nie obiecuj natychmiastowej odpowiedzi tylko dlatego, że ktoś napisał „pilne”. Najpierw sprawdź termin i konsekwencje opóźnienia.
• Nie zabieraj wszystkich służbowych komunikatów do wieczoru, jeśli nie jest to konieczne. Ciągła dostępność może utrudniać odpoczynek.
• Nie oceniaj siebie jako osoby niezaradnej tylko dlatego, że system komunikacji jest chaotyczny.

Kiedy nie czekać i szukać pomocy od razu?

Warto poszukać wsparcia, jeśli napięcie związane z komunikacją utrzymuje się, wyraźnie utrudnia pracę i odpoczynek, powoduje narastającą bezsilność albo prowadzi do unikania podstawowych obowiązków. Nie czekaj także wtedy, gdy pojawiają się myśli o zrobieniu sobie krzywdy, poczucie braku wyjścia lub zagrożenie zdrowia albo życia. W sytuacji bezpośredniego zagrożenia zadzwoń pod 112. Przy bólu lub ucisku w klatce piersiowej, nagłej duszności albo omdleniu również zadzwoń pod 112, a przy innych niepokojących objawach fizycznych skontaktuj się z lekarzem.

Jeśli w organizacji potrzebne są jasne zasady komunikacji i ograniczania przeciążenia, zaproponuj zespołowi warsztat lub szkolenie z wellbeing w organizacji i Job Craftingu.