Ćwiczenie analizy źródeł stresu w pracy

Stres w pracy często nie ma jednego źródła. Może składać się z presji czasu, niejasnych oczekiwań, trudnej relacji, nadmiaru zadań i braku odpoczynku. Kiedy wszystko nakłada się na siebie, trudno rozpoznać, co właściwie powoduje napięcie. Poniższe ćwiczenie pozwala spojrzeć na ten problem bardziej konkretnie.

Po co to ćwiczenie

Celem ćwiczenia nie jest udowodnienie, że stres wynika wyłącznie z organizacji pracy albo wyłącznie z własnych reakcji. W praktyce zwykle oba te obszary wpływają na siebie. Ta sama liczba zadań może być bardziej obciążająca wtedy, gdy priorytety są niejasne, nie ma możliwości zadawania pytań albo pojawia się lęk przed oceną.

Źródła stresu zawodowego mogą znajdować się w kilku obszarach:

• zadania i tempo pracy, na przykład częste terminy, przerywanie pracy lub stała dostępność;
• relacje, takie jak napięcie z przełożoną, przełożonym albo osobą z zespołu;
• organizacja, czyli niejasny zakres odpowiedzialności, zmiany decyzji lub brak informacji;
• warunki pracy, na przykład hałas, praca zdalna bez wyraźnych granic albo trudności z odpoczynkiem;
• wewnętrzne wymagania, takie jak przekonanie, że trzeba wszystko zrobić samodzielnie i bez błędów;
• brak zasobów, czyli zbyt mało czasu, ludzi, narzędzi lub wsparcia.

Uporządkowanie tych elementów może zwiększyć poczucie sprawczości. Nie oznacza to, że każdą sytuację da się szybko zmienić. Czasem pierwszym krokiem jest dopiero zauważenie, że problemem nie jest „słaba odporność”, lecz na przykład stałe przerzucanie odpowiedzialności albo brak możliwości zakończenia pracy o ustalonej porze.

Zanim zaczniesz

Wybierz moment, w którym masz kilka minut prywatności. Przygotuj kartkę lub notatkę w telefonie. Jeśli zapisujesz przykłady dotyczące innych osób, nie musisz podawać ich imion ani szczegółów, które mogłyby naruszać czyjąś prywatność.

Ćwiczenie nie służy do diagnozowania ani do wystawiania sobie oceny. Nie musisz udowadniać, że stres jest wystarczająco duży, aby się nim zająć. Wystarczy, że zauważasz powtarzające się napięcie, trudność z odpoczynkiem, rozdrażnienie, problemy z koncentracją albo poczucie przeciążenia.

Przerwij, jeśli podczas pisania pojawi się silne pobudzenie, poczucie utraty kontroli, narastające cierpienie albo objawy fizyczne, które Cię niepokoją. W takiej sytuacji zadbaj o kontakt z psychologiem lub psychoterapeutą. Objawy fizyczne, zwłaszcza nowe, nasilone lub niejasne, warto skonsultować także z lekarzem.

Krok po kroku

1. Wybierz jedną sytuację

Nie próbuj analizować całego życia zawodowego naraz. Wybierz jedno zdarzenie z ostatnich dni, po którym stres wyraźnie wzrósł. Może to być wiadomość od przełożonej lub przełożonego, spotkanie, rozmowa z klientem, nagła zmiana zadania albo moment, w którym kolejny raz pracujesz po godzinach.

Zapisz krótko: co się wydarzyło, gdzie i kiedy. Trzymaj się faktów. Zamiast „wszyscy mnie lekceważą” napisz: „Na spotkaniu zmieniono ustalenia, o których nie wiedziałem lub nie wiedziałam, a termin pozostał ten sam”.

2. Zauważ reakcję

Opisz, co pojawiło się w ciele, emocjach i myślach. Możesz użyć kilku prostych zdań:

• W ciele zauważam...
• Emocjonalnie pojawia się...
• Myślę wtedy...
• Mam ochotę...

Przykład: „Czuję napięcie w karku, złość i bezradność. Myślę, że znowu muszę wszystko naprawić. Mam ochotę od razu odpisać, nawet jeśli jest późny wieczór”.

Nie poprawiaj tych odpowiedzi i nie próbuj ich od razu racjonalizować. Reakcja może wydawać się przesadzona albo nieproporcjonalna, ale samo jej zauważenie daje więcej informacji o tym, co dzieje się w danym momencie.

3. Nazwij możliwe źródło stresu

Zadaj sobie pytanie: co dokładnie w tej sytuacji było obciążające? Pomocne może być dokończenie zdania: „Najtrudniejsze było dla mnie to, że...”.

Spróbuj wybrać jedną lub dwie odpowiedzi:

• nie wiedziałem lub nie wiedziałam, czego się ode mnie oczekuje;
• miałem lub miałam za mało czasu na wykonanie zadania;
• nie mogłem lub nie mogłam odmówić ani negocjować terminu;
• obawiałem lub obawiałam się oceny;
• musiałem lub musiałam przejąć cudzą odpowiedzialność;
• nie miałem lub nie miałam wystarczających informacji albo narzędzi;
• nie mogłem lub nie mogłam odpocząć po zakończeniu pracy;
• trudna była sama relacja, sposób komunikacji albo ton rozmowy.

Może okazać się, że stres nie wynika przede wszystkim z liczby zadań. Czasem najbardziej obciąża brak wpływu, nieprzewidywalność lub konieczność ciągłego odgadywania, czego oczekują inni.

4. Sprawdź, co podtrzymuje napięcie

Następnie zapisz, co dzieje się później. Czy wracasz myślami do rozmowy? Sprawdzasz służbową pocztę przed snem? Odkładasz zadanie, ponieważ nie wiesz, od czego zacząć? Zgadzasz się na kolejne obowiązki, choć wiesz, że brakuje czasu?

To ważna część ćwiczenia, ponieważ stres może być podtrzymywany nie tylko przez pierwotne zdarzenie, ale również przez późniejsze zachowania. Przykładowo, ciągłe sprawdzanie wiadomości może dawać krótkie poczucie kontroli, a jednocześnie utrudniać odpoczynek i wzmacniać przekonanie, że trzeba być dostępnym przez cały czas.

5. Podziel elementy na trzy grupy

Narysuj trzy kolumny i wpisz w nich zauważone elementy:

• mam wpływ;
• mogę częściowo wpłynąć;
• nie mam obecnie wpływu.

Do pierwszej grupy może należeć sposób planowania dnia, zadanie pytania, zgłoszenie przeciążenia albo wyłączenie powiadomień po pracy. Do drugiej mogą należeć negocjowanie terminu, rozmowa o zakresie odpowiedzialności lub prośba o wsparcie. Do trzeciej czasem trafia decyzja zarządu, styl komunikacji konkretnej osoby albo nagła zmiana sytuacji w firmie.

Ta część nie ma służyć pogodzeniu się ze wszystkim. Jej celem jest ograniczenie energii wkładanej w próbę kontrolowania rzeczy, na które obecnie nie masz wpływu, i odzyskanie uwagi dla działań możliwych.

6. Wybierz jeden mały krok

Wybierz działanie, które jest konkretne i możliwe do wykonania w najbliższych dniach. Nie musi rozwiązywać całego problemu. Może to być:

• spisanie wszystkich zadań i ustalenie priorytetów;
• zapytanie, które zadanie ma pierwszeństwo;
• zaproponowanie realnego terminu zamiast automatycznego potwierdzenia;
• ustalenie godziny zakończenia pracy;
• poproszenie o rozmowę dotyczącą zakresu obowiązków;
• zaplanowanie krótkiej przerwy między spotkaniami;
• zapisanie sytuacji, które powtarzają się przez tydzień.

W praktyce często obserwuję, że osoby przeciążone próbują zmienić wszystko jednocześnie. Wtedy nawet trafne wnioski stają się kolejnym zadaniem do wykonania. Dlatego zachęcam, aby wybrać jeden krok, który zwiększa jasność albo odzyskuje choć odrobinę wpływu.

7. Zapisz zdanie podsumowujące

Na koniec dokończ trzy zdania:

• Najbardziej obciąża mnie...
• Mam wpływ na...
• Najbliższy krok to...

Jeśli odpowiedzi są bardzo ogólne, wróć do konkretnej sytuacji. Zdanie „stresuje mnie praca” trudno przełożyć na działanie. Zdanie „stresuje mnie brak informacji przed zmianą terminu i konieczność odpowiadania natychmiast” daje już punkt wyjścia do rozmowy albo planowania granic.

Co może się pojawić?

Podczas ćwiczenia możesz poczuć ulgę, ale także złość, smutek, wstyd albo zmęczenie. Czasem dopiero po zapisaniu faktów widać, jak długo trwa dane obciążenie. Może pojawić się również myśl: „To wszystko jest poza mną”. Taki wniosek nie oznacza porażki. Jest informacją, że potrzebna może być rozmowa z przełożoną, przełożonym, działem HR albo osobą wspierającą.

Możesz też zauważyć, że część stresu wiąże się z własnymi wymaganiami. Na przykład z przekonaniem, że proszenie o pomoc świadczy o braku kompetencji albo że błąd będzie miał poważne konsekwencje. Nie chodzi o to, aby automatycznie uznać te myśli za nieprawdziwe. Warto sprawdzić, czy opisują fakty, czy raczej przewidywania i obawy.

Jeśli po ćwiczeniu pojawi się dużo napięcia, wróć do prostego kontaktu z teraźniejszością. Rozejrzyj się po pomieszczeniu, oprzyj stopy na podłodze, wykonaj kilka spokojnych oddechów i zajmij się czymś neutralnym. Nie musisz kończyć całej analizy za jednym razem.

Jak często ćwiczyć?

Na początek wystarczy jedno ćwiczenie dotyczące jednej sytuacji. Jeśli chcesz lepiej rozpoznać wzorce, możesz przez tydzień prowadzić dziennik stresu w pracy. Zapisuj krótko datę, sytuację, reakcję, możliwe źródło i późniejsze zachowanie. Nie potrzebujesz rozbudowanych opisów. Kilka zdań dziennie może wystarczyć.

Po tygodniu sprawdź, co się powtarza. Czy stres pojawia się głównie przed spotkaniami? Czy nasila się przy niejasnych zadaniach? Czy najtrudniejsze są wiadomości po godzinach, a może brak przerw? Taki przegląd pomaga odróżnić pojedynczy trudny dzień od stałego wzorca.

Nie zamieniaj jednak dziennika w obowiązek kontrolowania każdej emocji. Jeśli zapisywanie zwiększa napięcie albo poczucie winy, ogranicz je lub przerwij. Celem jest większa jasność, a nie kolejny sposób wymagania od siebie więcej.

Kiedy ćwiczenie nie wystarczy?

Samodzielna analiza może być dobrym początkiem, ale nie rozwiąże każdej sytuacji. Poszukaj dodatkowego wsparcia, jeśli stres utrzymuje się długo, wyraźnie wpływa na sen, relacje, koncentrację lub codzienne funkcjonowanie, a także wtedy, gdy nie możesz odpocząć nawet poza pracą.

Warto porozmawiać ze specjalistą również wtedy, gdy źródłem obciążenia jest przemoc, uporczywe poniżanie, groźby, dyskryminacja albo sytuacja, w której nie masz poczucia bezpieczeństwa. W takich przypadkach potrzebne może być nie tylko przyglądanie się własnym reakcjom, lecz także wsparcie w rozpoznaniu możliwości działania i ochrony własnych granic.

Jeśli podobny problem dotyczy większej części zespołu, pojedyncza osoba może nie być w stanie go rozwiązać. Wtedy dobrym krokiem może być zaproponowanie w organizacji warsztatu dotyczącego stresu, odporności psychicznej lub Job Craftingu, czyli świadomego kształtowania sposobu wykonywania pracy. Możesz zaproponować taki warsztat w swojej organizacji albo zgłosić się na konsultację, jeśli potrzebujesz uporządkować własną sytuację zawodową.